Escritório de Processos

Escritório de Processos – BPMOffice

Uma empresa que tem como preocupação manter uma estrutura interna permanente que seja responsável pela coordenação das atividades relacionadas ao mapeamento, melhoria e gestão dos processos é motivo de grande satisfação, pois eu que trabalho e acredito na gestão de processos sei como é importante esta estrutura interna.
Uma empresa que deixa de tratar os trabalhos de processos como projeto isolado para corrigir problemas pontuais em determinadas áreas e começa a entender a devida importância da gestão de processos como uma disciplina importante para auxiliar e alavancar a gestão do negócio como um todo esta no caminho certo e de grande diferencial entre as demais empresas.
Entendo que da mesma forma que existe estruturas voltadas à gestão de pessoas, gestão financeira e gestão da tecnologia da informação deve existir a estrutura de gestão dos processos. A esta estrutura é dada o nome de Escritório de Processos, ou BPMOffice (Business Process Management Office).
Acredito que quando temos problemas ou resistências internas, há um desconforto geral, principalmente para o Escritório de Processos que nunca é bem aceita pela operação. Por este motivo, saliento algumas premissas a serem consideradas para manter o Escritório de Processos em bom andamento.

1. Autonomia: quanto mais o escritório de processos estiver ligado à alta direção da empresa, e não subordinado a uma determinada área, melhor. Por ser uma disciplina de gestão, que se preocupa com o desempenho e melhoria de todos os processos da empresa, a equipe de processos deve poder ter autonomia para analisar, apontar problemas e “cobrar” a implantação de melhorias e o desempenho dos diferentes gestores de processos da empresa.

2. Alinhamento: mantendo a autonomia, a disciplina de processo precisa estar alinhada com a operação. Muitas vezes, estas atividades estão até mesmo sob uma mesma estrutura, o que não é um problema, desde que as responsabilidades estejam bem definidas.

3. Visão de Longo Prazo: é preciso esclarecer a alta direção que os maiores resultados advindos da gestão de processos, não aparecem de imediato, mas exigem uma continuidade das ações e perseverança, afinal trata-se de uma mudança na cultura de gestão.

4. Planejamento e Priorização: podemos começar as atividades definindo (ou revisando) o modelo de gestão de processos da empresa e priorizando os processos que merecem ser primeiro analisados e mapeados. Quando mapeamos e melhoramos todos os processos ao mesmo tempo estamos fadados ao fracasso.

5. Estrutura “Multiáreas”: o sucesso do escritório de processo não se restringe apenas aos gerentes, coordenador e analistas de processos. Faz parte deste time o responsável pelo seu planejamento e coordenação. Porém, faz parte do escritório de processos também a alta direção da empresa (ou parte dela), em forma de comitê ou similar para aprovar e analisar os resultados do trabalho principalmente. Também faz parte da estrutura a equipe de TI, parceria interna para os projetos de automação de processos.

6. Processos e Gestão: sendo também um processo, devem-se definir claramente quais são os processos do Escritório de Processos, o que envolve mapear estes processos, definirem as responsabilidades por cada um, padronizar as metodologias e ferramentas a serem utilizadas e implantar indicadores de desempenho para medir a eficácia e a eficiência do escritório de processos.

Acredito que adotando as premissas ficará mais fácil garantir o sucesso do Escritório de Processos. Sei que surgirão dificuldades e resistências no meio do caminho, mas, com perseverança e sem desânimo, os resultados aparecerão.

Paulo Andrade